La gestione delle risorse digitali (DAM) consolida i contenuti digitali di un'organizzazione in un'unica posizione, facilitando l'accesso, la gestione e la distribuzione con team interni, partner e clienti.
Il DAM è business-critical per qualsiasi individuo o organizzazione che produce attivamente contenuti digitali e risorse multimediali su base regolare.
Esacerbata dalla pandemia del 2020, la domanda di contenuti è solo aumentata.
Ma è un problema. Man mano che inizi a produrre più contenuti, più difficile diventerà gestirli, trovarli e utilizzarli appieno.
Pensaci. Mentre crei una sana pipeline di contenuti, dovrai capire come cercare rapidamente i contenuti e trovali non appena ne hai bisogno.
Supponiamo che tu abbia prodotto contenuti l'anno scorso che desideri riutilizzare per un progetto imminente.
Se non disponi di un modo centralizzato per monitorare la produzione di contenuti, ci vorrà molto tempo per trovare e recuperare tali risorse multimediali.
E può diventare una sfida quando le persone lasciano l'azienda.
Avere un quadro chiaro di ciò che hai già prodotto
Molte organizzazioni non dispongono nemmeno di un inventario completo dei loro contenuti. Potrebbero esserci pezzi di media su un'unità o in formati analogici da qualche parte, che giacciono in disuso piuttosto che continuare a generare valore.
Come rendere questi contenuti accessibili a dipendenti, partner e potenziali clienti?
Per i team interni, la sfida è ovvia.
Non importa se sei nelle vendite o nel marketing, hai bisogno dei contenuti più recenti e migliori disponibili per aiutarti a guidare il business.
Per i partner, potrebbero voler utilizzare i contenuti per sponsorizzazioni o altre iniziative congiunte.
E per i clienti, se sei il titolare dei diritti, puoi generare entrate dai tuoi contenuti in vari modi, dagli annunci sui social media agli accordi di licenza diretti con le parti interessate.
La maggior parte delle persone utilizza più strumenti, applicazioni e soluzioni per gestire tutti i propri contenuti multimediali.
Ma questo crea molti attriti, rallentando l'intera pipeline di distribuzione dei contenuti in un'era in cui essere agili e reagire rapidamente influisce sui risultati.
Il DAM può alleviare questo attrito, ma prima di poterlo mettere completamente in pratica, dovresti avere una chiara comprensione dei termini associati, dei casi di utilizzo aziendale, dei vantaggi e di come scegliere un DAM.
Cosa devo sapere sul DAM?
Quali sono i casi d'uso aziendali per DAM?
Quali sono i vantaggi della gestione delle risorse digitali?
Come scelgo la migliore soluzione DAM?
COSA DEVO SAPERE SUL DAM?
La gestione delle risorse digitali ha molti termini che si sovrappongono e hanno portato a molta confusione.
Vogliamo demistificare questi termini in modo che tu capisca quali sono le differenze e saprai cosa significano se li incontri.
Digital Asset Management System è un'ampia gamma di soluzioni software che aiutano le persone ad archiviare, gestire e condividere i propri contenuti.
Sono disponibili in una varietà di forme, dalle soluzioni on-premise a quelle completamente nel cloud, o un ibrido tra le due.
Ciò che può creare confusione è che qualsiasi sistema utilizzato da qualcuno per archiviare le proprie risorse potrebbe essere interpretato come il proprio sistema "DAM".
Quindi viene spesso utilizzato in modo intercambiabile con soluzioni specifiche posizionate come sistemi DAM o con qualsiasi raccolta di strumenti, applicazioni o soluzioni software che operano insieme come il proprio sistema di gestione delle risorse digitali.
Ci sono alcuni altri termini che mettiamo nello stesso campo come questo.
DAM Solution (o DAM Software) è un termine comunemente usato che comprende un software o uno strumento applicativo, o un insieme di applicazioni e strumenti, che aiuta le organizzazioni e gli individui a gestire efficacemente i propri contenuti digitali.
Un altro è DAM Platform, che è una singola soluzione che viene fornita con una serie diversificata di strumenti, funzionalità e capacità per semplificare la produzione, la gestione e la distribuzione dei contenuti.
Questo termine si distingue dagli altri in quanto si tratta più di un'unica soluzione che ha ampie capacità di gestire tutti gli aspetti della gestione delle risorse digitali, mentre gli altri possono coinvolgere una raccolta di applicazioni e strumenti.
La gestione delle risorse digitali è uguale alla gestione dei contenuti?
La gestione dei contenuti è il processo e i sistemi utilizzati per gestire una varietà di tipi di contenuti creati da individui, aziende o enti governativi.
Mentre la gestione delle risorse digitali implica la gestione dei contenuti, questo termine è spesso associato al content marketing.
La gestione dei contenuti, se valutata dal punto di vista del marketing, potrebbe essere collocata sotto l'ombrello più ampio di DAM, ma non è esclusiva.
È più spesso un termine di marketing che implica la gestione di contenuti di marketing inclusi blog, white paper e altri elementi collaterali.
Il motivo principale per cui la gestione dei contenuti finisce per essere associata al DAM è che entrambi si occupano di due termini sovrapposti: risorsa multimediale e contenuto digitale.
Una risorsa multimediale è un contenuto che in genere viene fornito in cinque formati chiave: immagini, audio, video, documenti o HTML. Questo termine di solito si riferisce allo specifico, singolo pezzo di garanzia che è stato creato.
In contrasto con il contenuto digitale, che è un termine più ampio per qualsiasi risorsa creata che può essere consumata digitalmente tramite una varietà di piattaforme tra cui dispositivi indossabili, smartphone e dispositivi, tablet, computer, OTT, televisione e piattaforme di videogiochi.
Fondamentalmente, è qualsiasi tipo di contenuto che può essere offerto digitalmente ai consumatori.
Vedrai questi termini usati intercambiabili, insieme o esclusivamente con la gestione delle risorse digitali.
Ora che hai familiarità con questi termini e capisci a cosa si riferiscono, possiamo approfondire i casi d'uso di DAM in modo che tu possa ottenere una migliore comprensione della sua applicazione nel mondo reale.
QUALI SONO GLI USI DI DAM?
Con una conoscenza di base del DAM e di tutti i termini associati all'argomento, ora possiamo immergerci nei casi d'uso del mondo reale.
Qui impareremo quali funzionalità la gestione delle risorse digitali offre alle aziende.
La gestione delle risorse digitali accelera la scoperta dei contenuti
Pensa a quanti contenuti producono le aziende in un anno.
Quindi, estrapolalo dall'intero ciclo di vita di quell'azienda e dai suoi sforzi di produzione di contenuti.
Quello che hai sono migliaia di risorse di contenuto che sono spesso archiviate in posizioni diverse.
Con DAM, le aziende possono cercare, recuperare e scoprire più facilmente i contenuti che desiderano utilizzare.
Che si tratti di riutilizzare vecchi contenuti o rendere più facile la ricerca di contenuti non appena vengono prodotti.
La rilevabilità spesso implica la codifica di questo contenuto, che in genere è un processo manuale che richiede tempo.
E se non disponi di standard stabiliti, i contenuti possono essere taggati o salvati in modo diverso, rendendone ancora più difficile la ricerca.
Per fortuna, l'automazione dell'indice con l'intelligenza artificiale semplifica questo processo, di cui parleremo più dettagliatamente in un capitolo successivo.
DAM protegge i tuoi contenuti
La digitalizzazione di qualsiasi contenuto che potresti avere in formati analogici e il consolidamento di tutti i tuoi attuali contenuti digitali ne garantiscono la conservazione e la protezione.
Per i supporti analogici, la maggior parte finirà per deteriorarsi o può essere danneggiata da incendi o altri disastri naturali se conservata nei magazzini. Una volta che è andato, è andato per sempre.
Per quanto riguarda le risorse di contenuto digitale, solo perché sono digitali non significa che siano completamente sicure.
I server possono arrestarsi in modo anomalo, i dischi rigidi possono danneggiarsi o un virus può costringerti a perdere contenuti.
Ma spostare tutti questi media nel cloud, utilizzando Azure, AWS o IBM Cloud, ti consente di proteggerli con la tecnologia più recente, di eseguirne il backup e di assicurarti che non rischino di perdersi.
La gestione delle risorse digitali migliora la collaborazione del team
Con molte aziende costrette a far lavorare i propri dipendenti in remoto a causa della pandemia, ciò ha creato serie sfide di collaborazione.
In che modo i dipendenti accedono ai contenuti sui server aziendali in modo sicuro?
E per quanto riguarda i team che sono globali e non si trovano negli stessi fusi orari? Come lavorano insieme?
Una delle grandi cose di una soluzione DAM è che hai il controllo sull'accesso.
Ciò significa che puoi concedere l'accesso ai contenuti alle persone autorizzate all'interno dell'organizzazione. Ma va oltre.
Molte aziende creano contenuti insieme ai partner e hanno bisogno di un modo per consentire l'accesso anche a questi team.
E l'accesso che devi fornire in genere deve essere limitato a un determinato insieme di contenuti e non all'intero archivio.
Il DAM può fornire questa soluzione in modo che la collaborazione sui contenuti tra diversi gruppi di persone sia fluida, indipendentemente da dove le persone lavorino.
DAM accelera la distribuzione
Uno degli aspetti chiave della gestione delle risorse digitali è la possibilità di integrarsi con altre applicazioni e strumenti utilizzati per la distribuzione dei contenuti.
Alcune soluzioni hanno integrazioni predefinite che possono essere sfruttate immediatamente per renderle veramente chiavi in mano.
Ma altri potrebbero richiedere un po' di lavoro per essere implementati.
Questo è molto più semplice che produrre il contenuto in un'applicazione, applicare gli ultimi ritocchi in un'altra, caricarlo su un'altra piattaforma, quindi pubblicarlo o renderlo disponibile ad altri team.
Parte del pezzo di collaborazione di cui abbiamo già discusso, la distribuzione, diventa molto più snella con la giusta soluzione DAM.
La gestione delle risorse digitali ti aiuta a mantenere la conformità
Se lavori con molti contenuti che contengono loghi o marchi di terze parti, devi assicurarti che questi contenuti siano contrassegnati di conseguenza in modo da non utilizzarli accidentalmente senza passare attraverso le approvazioni appropriate.
Ad esempio, le società di media con film o programmi televisivi spesso hanno posizionamenti di prodotti al loro interno.
È imperativo che sappiano esattamente dove si trovano questi momenti nelle loro risorse in modo da poter evitare qualsiasi tipo di battuta d'arresto legale e alla fine devono ritirare i contenuti, ritardando ulteriormente il time-to-market e costando maggiori entrate.
Con un DAM basato sull'intelligenza artificiale, puoi sfruttare i motori cognitivi come il rilevamento del volto, il rilevamento del logo e il rilevamento degli oggetti per assicurarti di sapere esattamente cosaè in un file multimediale.
Entriamo più nel dettaglio nei capitoli successivi.
QUALI SONO I VANTAGGI DELLA GESTIONE DEL PATRIMONIO DIGITALE?
Uno dei principali vantaggi, quando utilizzi la gestione delle risorse digitali, è che puoi dare ai tuoi contenuti un fronte di marca che può essere utilizzato dai partner o persino utilizzato dai clienti che desiderano concedere in licenza l'uso dei tuoi contenuti.
Non importa quanto sia grande la tua organizzazione, avere un DAM fungerà da fonte consolidata di tutto ciò che riguarda i media e i contenuti digitali per la tua azienda.
Ecco i 9 principali vantaggi della gestione delle risorse digitali:
Trovare rapidamente i contenuti nel tuo archivio quando ne hai bisogno
Fornire accesso controllato a diversi individui e gruppi
Avere un inventario accurato di tutte le risorse multimediali
Semplificare la condivisione e la distribuzione
Scoprire esattamente quali contenuti richiedono la revisione e l'approvazione di terze parti per essere utilizzati
Preservare e proteggere i tuoi contenuti dalla perdita o dalla distruzione
Mantenere la coerenza del marchio tra reparti e gruppi
Consentire opportunità di generazione di entrate con i tuoi contenuti
Offrire ai tuoi team i contenuti più recenti e migliori
COME FACCIO A SCEGLIERE LA MIGLIORE SOLUZIONE DAM?
Ogni situazione e ciò che richiede influenzerà il modo in cui scegli la migliore soluzione di gestione delle risorse digitali.
Ma su tutta la linea, di solito ci sono cinque cose che dovresti cercare per determinare qual è la soluzione migliore da usare.
Fiducia del venditore
Ti consigliamo di valutare se puoi fidarti del venditore che stai guardando.
Se sono in giro da un po' e hanno successo, puoi sentirti più a tuo agio sapendo che non falliranno improvvisamente.
L'ultima cosa che vuoi è ritrovarti con una soluzione non supportata, costringendoti a effettuare una migrazione dirompente e costosa a una nuova soluzione.
Capacità
Questo ci porta alla seconda considerazione principale quando si cerca una soluzione di gestione delle risorse digitali.
Che tipo di capacità e caratteristiche offre fuori dalla scatola?
Hai bisogno di tutte queste capacità?
E se no, come influisce sul prezzo?
E le integrazioni?
Tutte queste sono domande importanti da porre in modo da poter identificare eventuali lacune di cui potresti effettivamente aver bisogno.
Accessibilità
Che tipo di controlli di accesso offre?
La maggior parte può fornire l'accesso a individui e gruppi, ma un'area che potrebbe mancare ad alcune soluzioni DAM è la capacità di e-commerce.
Se sei il titolare dei diritti sul contenuto, dovresti determinare se puoi facilmente attivare un marketplace per il tuo contenuto in cui i clienti possono navigare per ottenere la licenza del contenuto.
Sicurezza
Che tipo di funzionalità di sicurezza viene fornito con esso per garantire che i tuoi contenuti siano protetti?
Questo è importante per difendersi dagli hacker che rubano contenuti e che viene eseguito il backup di tutto in caso di malfunzionamento del server.
Distribuzione
Questa è legata mano nella mano con la sicurezza.
Come puoi implementare la soluzione?
È on-premise, ibrido o puoi distribuirlo completamente nel cloud?
La maggior parte sono soluzioni basate su cloud al giorno d'oggi, ma potrebbe esserci un caso unico in cui è necessaria flessibilità di distribuzione basata su altre applicazioni o strumenti che potresti utilizzare.
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